УПРАВЛІННЯ ДОГОВОРАМИ (доповнюється)

Для внесення інформації про укладені договори (вартість, ціна, кількість, обсяг платежів, строк дії тощо), інформації про стан виконання договорів (предмет, виконавець, вартість, ціна, обсяг платежів тощо), заходите в «Службовий кабінет» (службовий вхід) на Офіційному порталі публічних фінансів України e-data.gov.ua.

Увага! Редагувати і видаляти підписані документи система тимчасово не дозволяє.

*Інформацію по договорах починаємо вносити за ІІІ квартал 2015 року, а також вносимо ті договори, по яких були підписані акти(накладні) в ІІІ кварталі. А надалі щоквартально відповідно до Закону України «Про відкритість використання публічних коштів». Один договір вносимо один раз.

1.      Для внесення даних про договори вам потрібно зайти у вкладку «Договори» у власному «Службовому кабінеті»:

2.      Натискаєте кнопку «Завантажити»:

3. Потрапляєте на сторінку завантаження договорів. Завантажуєте файл-шаблон .csv (тип файлу, розділений комами).

 

 

 

Приклад шаблону:

4. Формуєте файл (* .csv з полями зазначеними нижче ) з договорами для завантаження на портал. Файл містить шапку (1 рядок) з описом полів / даних договору. Починаючи з другого рядка йдуть договори, в кожному рядку новий договір:

1

договору

2

Дата укладання договору

3

Контрагент (назва)

4

Код ЄДРПОУ (контрагента)

5

Предмет договору

6

Місцезнаходження контрагента

Область, регіон (код)

7

Район

8

Місто

9

Район міста (не обов'язкове)

10

Вулиця

11

Будинок

12

Корпус (не обов'язкове)

13

офіс/кв. (не обов’язкове)

14

Керівник контрагента (П.І.П.)

Прізвище

15

Ім'я

16

По батькові

17

Строк дії договору

дата з

18

дата по

19

Загальна вартість договору

20

Вартість з ПДВ (так/ні)

21

Інформація щодо процедури закупівлі

так/ні

 

обґрунтування в разі відсутності

21

Строк дії безстроковий

так/нi

 

УВАГА!

У розділ [область/регіон] проставляєте коди, які берете з таблиця нижче:

1

 

 

АР Крим

 

2

 

Вінницька обл

3

 

Волинська обл

4

 

Дніпропетровська обл

5

 

Донецька обл

6

 

Житомирська обл

7

 

Закарпатська обл

8

 

Запорiзька обл

9

 

Iвано-Франкiвська обл

10

 

Київська обл

11

 

Кіровоградська обл

12

 

Луганська обл

13

 

Львiвська обл

14

 

Миколаївська обл

15

 

Одеська обл

16

 

Полтавська обл

17

 

Рiвненська обл

18

 

Сумська обл

19

 

Тернопільська обл

20

 

Харківська обл

21

 

Херсонська обл

22

 

Хмельницька обл

23

 

Черкаська обл

24

 

Чернiвецька обл

25

 

Чернігівська обл

26

 

м.Київ

 

27

 

м. Севстополь

28

 

ДКСУ

 

Під час завантаження файлу на портал аналізуються поля 1 , 2 і 4 (номер договору, дата укладення та ЄДРПОУ контрагента).

Після того як ви сформували файл .csv з договорами, збережіть його на електронному носії чи комп’ютері.

Потім на сторінці «Завантаження договорів» натисніть кнопку «Вибрати» - і виберіть потрібний файл для завантаження.

Підсумком завантаження файлу .csv є завантаження на портал договорів з відповідними полями, опісля  програма видає звіт про стан файлу.  Наприклад: «10 Завантажено успішно документів». Якщо в полях  є помилки - вони описуються в звіті завантаження. Якщо на порталі і в завантаженні вже є запис з такими полями, то даний запис не завантажується на портал.

В «Результатах обробки» ви маєте можливість переглянути детальний звіт про рядки з помилками.

Натискаєте [Продовжити] – на портал завантажаться лише ті договори, які без помилок.

Після завершення опрацювання документа ви можете переглянути договори або ж повтори операцію завантаження.

ЗАВАНТАЖЕННЯ\ВНЕСЕННЯ СПЕЦИФІКАЦІЇ (В РОЗРІЗІ ТОВАРІВ, РОБІТ ТА ПОСЛУГ ІЗ ЗАЗНАЧЕННЯМ КІЛЬКОСТІ, ЦІНИ ЗА ОДИНИЦЮ ТА РОЗМІРНОСТІ)

Щоб завантажити специфікацію до договору, акту , додаткової угоди – потрібно захидити у кожен документ окремо, натиснувши кнопку «Редагувати».

Інформацію можна внести вручну або ж завантажити *csv файлом.

Заповнюєте поля:

· Найменування

· Державний класифікатор ДКПП* (якщо відсутні дані для заповнення даних полів – проставляємо прочерки)

· Державний класифікатор CPV* (якщо відсутні дані для заповнення даних полів – проставляємо прочерки)

· Ціна за одиницю (цифри вводимо через крапку)

· Кількість закупленного товару/робіт/послуг

· Розмірність. У полі «Розмірність» за замовчуванням проставлені штуки (шт.), їх можна змінювати на будь –які  величини: Гкал, кВт, кг, л, м кв., м. куб.

*Державний класифікатор - державний класифікатор продукції та послуг (ДКПП), систематизоване зведення назв угруповань продукції та послуг, кодування яких побудовано на ієрархічній системі класифікації (чинний).

*Державний класифікатор (CPV) – єдиний закупівельний словник згармонізований з європейським закупівельним словником Common Procurement Vocabulary (CPV), чинний з 1 січня з 2016 року.

Щоб завантажити зразок файлу натискаємо на значок завантаження (обведений колом на малюнку).

Завантажений файл можливо відкрити в Excel.

В Excel необхідно заповнити данні в розрізі найменувань (товарів, робіт та послуг), державних класифікаторів, кількості (товарів, робіт та послуг), ціни за одиницю та розмірності. Починаєте вносити дані з 2 строки.

Далі цей файл необхідно зберегти в форматі *.csv

Вибираємо меню «Файл», «Зберегти як»

У вікні збереження:

  1. Вводимо назву файлу (назва файлу може бути будь якою )

  2. В меню «Тип файлу» необхідно вибрати тип файлу «CSV (Текст, розділений комами)». 

  3. Зберігаємо файл.

Коректно заповнений та правильно збережений файл можна завантажити на Портал. В разі відсутності подібного файлу вводите інформацію вручну з допомогою кнопки «Додати».

 

Якщо в договорі є специфікація, то ви її вносите, а в «Додаткових угодах» чи  «Актах/накладних» завантажуєте специфікації лише в тому випадку, якщо вартість (кількість) змінена і не відповідає вартості (кількості) основного договору. 

Якщо в договорі специфікації немає, то ви її не вносите, а вносите в документи нижче по ієрархії («Додаткових угодах» чи «Актах/накладних») залежно від того, де є дані для її заповнення. Оскільки для завантаження специфікацій потрібно заходити в кожен документ окремо, з точки зору економії часу вигідніше, коли дані для специфікації є в договорах (за великої кількості актів/накладних).

Опісля внесення даних ви натискаєте «Зберегти зміни».

Ви потрапите на основну сторінку внесення договорів, вибираєте ваш внесений договір, а також можливий функціонал для роботи:

 - підписати документ

- редагувати документ

 - видалити документ

Допоки документ не буде підписаний, він зберігається  у вашому службовому кабінеті і є не оприлюдненим,  в нього можна вносити зміни, редагувати, як тільки ви підпишете документ електронними ключами, інформація оприлюднюється на порталі.

Вибираєте «Підписати».

ПАКЕТНЕ ЗАВАНТАЖЕННЯ ДОДАТКОВИХ УГОД, АКТІВ, ШТРАФІВ

Далі ви можете пакетом завантажити додаткові угоди, акти/накладні, штрафи.

Заходите в Cлужбовий кабінет, далі у розділ оговори]. Натискаєте кнопку [Завантажити].

Натиснувши на кнопку завантажити «Додаткові угоди», «Акти», «Штрафи» - передовсім завантажте шаблони *.csv файлів.

2 - Додаткові угоди

Формуєте  файл ( * .csv з полями зазначеними нижче ) з додатковими угодами  для завантаження на портал

1

договору

2

Дата укладання договору

3

Контрагент (назва)

4

Код ЄДРПОУ (контрагента)

13

додаткової угоди

14

Дата укладання додаткової угоди

15

Предмет додаткової угоди

16

Керівник контрагента (П.І.П.)

Прізвище

17

Ім'я

18

По батькові

19

Строк дії додаткової угоди

дата з

20

дата по

21

Загальна вартість договору (додаткова угода)

22

Вартість з ПДВ (так/ні)

 

Шаблон Додаткової угоди:

Під час завантаження файлу на портал аналізуються поля 1 , 2 , 4 , 13 і 14 (номер договору,  дата укладення,  ЄДРПОУ контрагента, номер доповнення та дата укладення) . Якщо на порталі і в завантаження вже є запис з такими полями, то даний запис не завантажується на портал. Підсумком завантаження файлу є завантаження на портал доповнень до відповідних договорів з відповідними полями і видача звіту про завантаження. Наприклад: 50 Завантажено успішно документів. Додаткові угоди з помилками не будуть завантажені.

3 - Акти/Накладні

 Формуєте файл ( *.csv з полями зазначеними нижче ) з актами \ накладним для завантаження на портал

1

договору

2

Дата укладання договору

3

Контрагент (назва)

4

Код ЄДРПОУ (контрагента)

13

Акту/накладної

14

Дата акту/накладної

15

Вартість послуг (сума акту)

16

Вартість з ПДВ (так/ні)

 

Шаблон акту/накладна:

Під час завантаження файлу на портал аналізуються поля 1, 2, 4, 13 і 14 (номер договору, дата укладення, ЄДРПОУ контрагента, номер акта і дата акта) . Якщо на порталі і в завантаження вже є запис з такими полями, то даний запис пропускається (не завантажується на портал) . Підсумком завантаження файлу є завантаження на портал актів до відповідних договорів з відповідними полями і видача звіту про завантаження.

ВНЕСЕННЯ КОЖНОГО ДОКУМЕНТУ ОКРЕМО, ОНЛАЙН

Заходите в Службовий кабінет – «Договори» -  «+Договір» - потрапляєте на сторінку договору, яку заносите вручну.

Після внесення договору у вас з’явиться можливість внести «+Додаток» (Додаткова угода), «+Акт» (акти виконаних робіт, накладні, підтверджуючі документи про виконання договору), «+Штрафи» (пеня). Для цього потрібно в списку договорів натиснути на рядок потрібного договору.

 «Додатки» (Додаткова угода), «Акти/Накладні», Штрафи/пеня.

Якщо до договору є додаткова угода обов’язково завантажуємо (+Додаток).

Натискаєте «+ Додаток» і заповнюєте всі поля: номер додаткової угоди, дата, предмет договору, керівник (виконавець), строк дії договору, ціна за одиницю. Далі зберігаєте дані (ви матимете можливість редагувати) та за потреби підписуєте документ.

Додаєте акти в розділ «+Акти», заповнюєте всі поля: номер акту, від якого числа, вартість послуг,  ціна за одиницю, кількість закупленого товару, розмірність тощо.

Заповнивши всі поля, необхідно натиснути кнопку «Зберегти дані».

Далі «Підписати». Після підпису інформація оприлюднюється на порталі.

Додаєте «Штрафи/пеня» - номер документа, від якого числа, сума штрафу.

Далі «Підписати». Після підпису інформація оприлюднюється на порталі.

ПАКЕТНЕ ПІДПИСАННЯ ДОГОВОРІВ

На порталі працює пакетне підписання договорів: вибираєте кнопочку [пакетне підписання]

Далі вибираєте «ВСІ» або ж вибираєте лише ті документи (акти, додаткові угоди, договори), які ви хочете підписати (проставляєте галочки), зчитуєте ключ, вводите пароль ключа ЕЦП.

 

Далі «Підписати». Після підпису інформація оприлюднюється на порталі.

У разі виникнення запитань щодо роботи Порталу звертайтесь до адміністрації Порталу - натисніть кнопку  [ДОПОМОГА] для формування звернення через інтерфейс Порталу, або зателефонуйте на гарячу лінію (044) 206 56 96.

Сторінка на ФБ - https://www.facebook.com/edataua/

Форум - http://forum.e-data.gov.ua/showthread.php?tid=31